Как в договоре прописать электронный документооборот

Дистанционный формат обмена документами неуклонно вытесняет традиционный бумажный. Чтобы успешно наладить электронный документооборот (ЭДО), компаниям и индивидуальным предпринимателям важно хорошо разбираться в его основных правилах, соблюдать нормативные требования, грамотно составлять необходимые соглашения. Далее подробно разберем, когда и зачем заключать соглашение об ЭДО в договоре, нужен ли для этого отдельный документ.

Электронный документооборот: закон и практика

Основные нормативно-правовые акты (НПА), регулирующие электронный документооборот (ЭДО):

• Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон N 63-ФЗ) – базовый НПА, который определяет условия признания электронных документов равнозначными заверенным бумажным (п. 1 ст. 6)
• Гражданский кодекс РФ — признает оформление сделок в электронной форме (п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ)
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», регулирует создание, применение и хранение первичных документов, учетных регистров и отчетности в электронном виде (ст. 9, 10, 13 и др.)
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации…» (далее – Закон N 149-ФЗ), обеспечивает основы работы с электронными данными, включая их применение и защиту (ст. 1)
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н
• иные НПА, включая приказы Минфина, Минцифры, ФНС, ФСБ

Все документы, используемые в ЭДО, хранятся в специальных файлах определенного формата. Формат файла задает структуру и содержимое (контент) документа и указывается с помощью расширения, такого как: XML, PDF или JPG.

Документы, которыми обменивается при ЭДО, классифицируются следующим образом:

• формализованные – их структура и содержание установлены государственными регуляторами, такими как Минцифры РФ, ФНС РФ; например, формат электронных документов, утвержденных ФНС (декларации, отчетность и др.), имеет расширение XML
• неформализованные – официальных форматов для них не установлено; например, акт сверки взаиморасчетов может направляться для утверждения в формате PDF

Сложившаяся на протяжении последних лет практика применения ЭДО сформировала два основных варианта электронного документооборота:

1. Внутренний ЭДО – обмен документами между подразделениями/сотрудниками внутри одного предприятия (например – между бухгалтерией и отделом кадров)
2. Внешний ЭДО – обмен документами с внешними контрагентами (по типу: поставщик – покупатель, налогоплательщик – ИФНС и т.п.)

Причем внешний ЭДО подразделяется на:

• прямой обмен с контрагентом – например, по e-mail или через другие ТКС (телекоммуникационные каналы связи) для неформализованных документов
• обмен через оператора ЭДО – для любых формализованных (включая счета-фактуры, акты, УПД) и неформализованных документов (включая договоры и доп. соглашения) в различных форматах: XML, PDF, DOC, XLS и др.

Оператор ЭДО – это аккредитованная госорганом-регулятором (Минцифры, ФНС) компания-провайдер, обеспечивающая обмен электронными документами между организациями, ИП и госорганами через защищенные ТКС, гарантируя их подлинность и законность путем применения КЭП – квалифицированной электронной подписи (см. Приказ ФНС от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@).

Особое значение в ЭДО имеет юридическая значимость электронных документов – их способность обладать полной правовой силой, равнозначной документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Юридическая значимость документа определяется способом его заверения, а именно – типом используемой электронной подписи. Например, большинство операторов ЭДО признают только усиленную КЭП.

Что такое КЭП, ПЭП и НЭП

Использование электронной подписи регулируется Законом N 63-ФЗ, который формирует правовую базу для ЭДО в цифровом формате.

Согласно ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Не все электронные документы, заверенные ЭП, могут иметь такую же юридическую силу, как их бумажные аналоги, подписанные вручную. В соответствии со ст. 5 Закона  N 63-ФЗ установлены следующие виды электронных подписей:

• простая электронная подпись (ПЭП)
• усиленная электронная подпись, подразделяемая на неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Различия между ними заключаются в уровне защиты, методах формирования и юридической силе, определяемой типом подписи и областью ее использования (см. подробнее https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/ucfns/el_sign/). Из всех существующих, только КЭП придает документу юридическую значимость (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это подпись, сформированная криптографическими средствами в виде специальных ключей (ключ КЭП и ключ проверки), позволяющая установить личность подписавшего и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Выдача и проверка КЭП производятся удостоверяющими центрами (УЦ) с помощью специальных сертифицированных средств (п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, КЭП является индивидуальным цифровым кодом, включающим ключ КЭП (для создания подписи) и ключ проверки КЭП, зашифрованные удостоверяющим центром в процессе выдачи подписи. Для подтверждения принадлежности ключа проверки своему владельцу, УЦ также выдает сертификат КЭП (электронный или на бумажном носителе). Электронная подпись хранится в виде файлов – на USB-токене, диске ПК, в облаке (на интернет-сервере).

Способы оформления соглашения об электронном документообороте

Варианты оформления соглашения об ЭДО предполагают разные подходы, например:

• составление отдельного документа или включение особого раздела об ЭДО в основной договор – является обязательным условием при обмене электронными документами с применением ПЭП и/или НЭП, так как без такого соглашения электронные документы не будут иметь ту же юридическую силу, что и собственноручно подписанные бумажные (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ)
• регистрация взаимного согласия сторон на применение ЭДО через специализированные сервисы – упрощает оформление, так как соглашение об электронном документообороте через оператора ЭДО основывается на Регламенте оператора, который регулирует не только обмен информацией между контрагентами (УПД, акты, счета-фактуры, договоры), но и определяет порядок взаимодействия, перечень используемых документов, а также подтверждает принятие сторонами ЭДО условий юридически значимого электронного документооборота

Участники ЭДО вправе составить соглашение об обмене электронными документами в свободной форме, путем дополнения действующего договора специальным разделом, составления дополнительного документа (например, в виде оговорки о порядке ведения ЭДО), или заключения самостоятельного соглашения об организации электронного документооборота между ними.

Когда не требуется соглашение об ЭДО

Лишь применение усиленной КЭП освобождает стороны от необходимости заключения соглашения об ЭДО, т.к. согласно ст. 6 Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Такой электронный документ может применяться в любых правоотношениях, кроме ситуаций, когда закон обязывает использовать только бумажные носители.

Переносу в ЭДО не подлежат документы, которые закон прямо предписывает составлять исключительно на бумаге, например:

• финансовые документы: простые и переводные векселя (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 N 48-ФЗ)
• кадровые документы: акты о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказы (распоряжения) об увольнении работника, документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником (статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, Письмо Минтруда от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97)

Тем не менее, даже применение УКЭП не препятствует сторонам ЭДО заключить соглашение об особенностях обмена документами, поскольку существуют многочисленные нюансы, подлежащие регламентации, включая процесс подписания документов, защиту конфиденциальной информации, согласование форматов хранения и передачи данных, распределение ответственности и т.п.

Как прописать в договоре электронный документооборот

Если все контрагенты или один из них используют при ЭДО простые электронные подписи (ПЭП) или неквалифицированные электронные подписи (НЭП), они обязаны заключить между собой соглашение, предусмотренное п. 2 ст. 6 и требованиями ст. 9 Закона N 63-ФЗ.

Налоговая служба вправе запрашивать соглашение об ЭДО, если электронные документы подписаны подписью, отличной от усиленной КЭП.  Кроме того, применение ПЭП и НЭП невозможно для подписания некоторых документов (счета-фактуры, УПД), поскольку это противоречит законодательству (см. письмо ФНС от 10.04.2020 N ЕА-4-15/6118@).

С учетом норм ст. 9 Закона N 63-ФЗ и Методических рекомендаций по ЭДО между хозяйствующими субъектами (см. https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/knowledge_base/  ) в соглашении необходимо оговорить следующие условия:

• разъяснение терминов ЭДО, не противоречащее действующему законодательству
• полномочия и обязательства участников – включая определение порядка взаимодействия (например – указание на оператора ЭДО в случае обмена через его систему), соблюдение требований законодательства, иные параметры участия в ЭДО
• виды применяемых подписей и порядок их проверки
• правила идентификации подписанта – например, с использованием сертификата КЭП
• форматы файлов, утверждаемые сторонами для обмена формализованными и неформализованными документами
• процедура обмена – способы передачи документов (через систему ЭДО, через мессенджер, по e-mail и пр.), механизм фиксации отправлений и получений документов, порядок подписания многосторонних документов и другие вопросы
• смешанный оборот – использование (при необходимости) одновременно бумажных и электронных документов
• хранение и копии – сроки архивирования и выдача дубликатов документов
• конфиденциальность – обеспечение защиты подписи и передаваемых сведений, ответственность за ее нарушение

Поскольку закон не накладывает жестких рамок на размер и форму подобного соглашения, оно зачастую оформляется в виде объемного документа на нескольких страницах, охватывая все вышеуказанные условия. Однако, при соблюдении ряда требований, соглашение об ЭДО может быть сокращено до отдельного раздела основного контракта, либо оформлено дополнительным документом – в виде специальной оговорки к нему. Для этого необходимо:

• наличие у каждого участника ЭДО усиленной КЭП (выдается всем руководителям организаций и ИП удостоверяющим центром ФНС или его доверенными лицами)
• ведение ЭДО через сертифицированного оператора, обеспечивающего юридическую значимость документов, конфиденциальность информации, условия обмена формализованными документами в соответствии с НПА госорганов-регуляторов (см. Требования к оператору ЭДО, утв. Приказом ФНС от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@)

Выполнение указанных условий позволяет включить соглашение об ЭДО непосредственно в основной договор (на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ и т.п.), например, следующим образом:

Условия соглашения, его содержание, последовательность и нумерация пунктов представлены в примере произвольным образом, являясь лишь одним из возможных вариантов составления. Так как нельзя заранее предусмотреть особенности взаимодействия сторон ЭДО, его участники сами должны определить характеристики и параметры обмена документами, ориентируясь на реальные потребности бизнеса и специфику своей деятельности.

Пример включения соглашения об ЭДО в текст основного договора с контрагентом

Скачать пример соглашения об ЭДО Word

Кратко о том, как в договоре прописать электронный документооборот

• Электронный документоооборот регламентируется положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», иных нормативно-правовых актов в области ЭДО, включая приказы Минфина, Минцифры, ФНС, ФСБ
• Документы, которыми обменивается при ЭДО, бывают формализованные (их структура и формат утверждены госорганами-регуляторами) и неформализованные, для которых официальных форматов не установлено
• Только применение усиленной КЭП обеспечивает юридическую значимость электронных документов без оформления соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Использование ПЭП и НЭП требует обязательного заключения такого соглашения (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ)
• При соблюдении ряда требований соглашение об ЭДО может быть оформлено как отдельный раздел основного контракта, либо как приложение к договору в виде специальной оговорки

См. также:

• Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии
• Как подключить ЭДО — пошаговая инструкция

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email